martes, 21 de mayo de 2013

Importancia de la Informática en las Empresas



Importancia de la Informática en las Empresas

La informática implementada en la década los 90 en las organizaciones empresariales llego a darle un gran impulso a todos los procedimientos que se venían llevando a cabo dentro de las oficinas y todas las partes donde se tenían que llevar acabo procedimientos a manos. Hoy en día se hacen de una forma más fácil gracias a nuevas tecnologías informáticas que se han ido implementando a través de la puesta en marcha de la informatización en las empresas, generando éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de losSistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas
Unos de los departamentos más beneficiados con la informatización es la de administración ya que se maneja mucha información y datos importantes que se deben operar manualmente y por tal motivo el trabajo se hacía mal complejoy engorroso ocasionando lentitud en el proceso, en cambio ahora existen múltiples sistemas informáticos que les brindan una manera de hacer las operaciones más precisas, eficiente y rápida,
Las empresas tienen una mayor celeridad hoy en día debido a la informatización que han obtenido mayor productividad y rapidez, con un ahorro de tiempo muy considerable en comparación a los tiempos antes de su llegada.
Los sistemas informáticos son conjuntos de elementos que interactúan entre sí para brindar apoyo a las actividades que se llevan acabo dentro de la empresa y ayudan a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura.
Asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico, con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.
Actualmente ninguna empresa puede funcionar sin informática, es a través de ella, todo se resuelve con mayor facilidad. El mundo está informatizado, La informática tal vez sea el área que más influenció el curso del siglo XX. Si hoy vivimos en la Era de la Información, esto se debe al avance tecnológico en la transmisión de datos y a las nuevas facilidades de comunicación, ambos impensables sin la evolución de las computadoras y dispositivos.
Cada día, la informática adquiere más relevancia en la vida de las personas y en las empresas. Su utilización ya es un instrumento de aprendizaje que en la sociedad aumenta muy rápidamente.
Aumenta la cantidad de familias que poseen en sus casas una computadora, y varias, con acceso a internet. Esta herramienta está auxiliando a padres e hijos mostrándoles una nueva forma de aprender y de ver el mundo. Cuando se aprende a utilizar una computadora se abren nuevos horizontes en la vida del usuario.
Existe informática en casi todo que hacemos y en casi todos los productos que consumimos. Es muy difícil pensar en cambios, transformaciones e innovaciones en una empresa sin que en alguna parte del proceso la informática no esté vinculada.
Las computadoras, los software, Internet, fax, módems, radio comunicadores portátiles, etc. Son algunos de los múltiples recursos utilizados por el administrador. Para el administrador estos elementos son considerados como herramientas, a través de las cuales puede obtener, por ejemplo acceso inmediato a diversos bancos de datos de información de cualquier tipo, lo cual lo posiciona en una situación privilegiada para efectuar acciones preventivas y correctivas en el momento oportuno. Gracias a estos avances tecnológicos, el administrador moderno puede efectuar su trabajo de manera más eficaz y mediante ella disminuir costos y optimizar el uso de recursos disponibles dentro de una empresa.
La administración no debe estar sujeta a la aplicación de formatos preestablecidos, ni al uso de manuales se procedimientos rígidos. Para salvar estos obstáculos, debe incorporar dentro de la tarea de la administración, el uso de la informática, su propósito central en simplificar sus tareas de manera significativa y a través de este medio obtener las cosas y medios de manera mas sencillas, suprimiendo pasos y personas que no son necesarias.
La administración debe cambiar, no seguir sujeta a formatos innecesarios, con la informática podemos simplificar el trabajo, así mismo podemos acelerar, revolucionar procesos lentos, lo anterior es factible mediante el establecimiento de redes de intercomunicación ínter empresarial.
Para la administración, la informática constituye una herramienta de gran importancia para la realización de sus actividades cotidianas ya que a través de ella puede crear una base de datos útil para proyectar hacia el futuro y corregir anomalías del presente.
ü  Se puede simplificar el trabajo.
ü  Se puede acceder, revolucionar procesos lentos.
ü  El administrador no tiene que depender de otro para realizar su trabajo si no que con la ayuda de la informática lo puede hacer por si solo.
ü  La informática es una poderosa herramienta del cambio ya que con el simple hecho de oprimir un grupo de teclas se puede tener información.
ü  Mediante la informática, los datos los puede consultar y utilizar cualquier área de la empresa interesada en consultar la base de datos.
ü  Los programas de administración son diseñados pensando en que puede ser manejado por cualquier persona.
ü  Es un excelente medio para hacer las cosas más sencillas.

La clave de la informática dentro de la administración es encontrar una base de datos que todos puedan acceder sin dificultades, capaz de ser nutrida por todos los integrantes de la organización, la cual pueda traducir los datos en un lenguaje funcional, es decir, que todos puedan entender, ya sean idiomas o lenguajes científicos diferentes teniendo en si misma capacidad de descodificar y traducir información. Que sean por sí misma un sistema de autocontrol computarizado.
En las últimas décadas, las computadoras han cambiado drásticamente las prácticas de negocios en todo el mundo. Se utilizan computadoras en tres áreas básicas de la administración:
1. Aplicaciones para manejo de transacciones: se refiere al registro de un evento al que el administrador debe responder.
2. Aplicación de productividad personal: estas aplicaciones se enfocan a mejorar la productividad de las personas que las utilizan. Aromatizan las tareas que consumen mucho tiempo y hacen que la información este más disponible, haciendo que las personas sean más eficientes.
3. Computación en grupos de trabajo: esta es un área de aplicaciones de negocios surgida en los últimos años y que aun está siendo definida. Combina elementos de productividad personal con aplicaciones de transacciones, para crear programas que permita a grupos de usuario trabajar con una meta común.
Una de las tareas centrales de los administradores es crear negocios en espacio donde actualmente no se hacen. El administrador debe crear necesidades, no buscar soluciones a problemas, sino crear soluciones a problemas que todavía no existen; no limitarse a hacer o lograr lo que otras empresas han logrado, si no aun ir más allá.
El administrador moderno debe crear cambios mediante la alianza estratégica, reducción de gastos, oportunidades en nuevos mercados, inversiones, siempre tratando de aprovechar las oportunidades que el mercado le ofrece.






LA COMUNICACIÓN



LA COMUNICACIÓN

Orígenes de la Comunicación
Charles Darwin demostró que los animales tienen formas primitivas de comunicación que les sirvió a muchas especies para desarrollarse y sobrevivir. Sin embargo la comunicación humana alcanzó dimensiones más desarrolladas. A pesar de ello existen algunas teorías que intentan explicar de la aparición humana:

Teoría Divina: Según la Biblia (Génesis), el lenguaje fue uno de los dones que se le entregó al ser humana en la creación. Según la historia de la Torre de Babel, el idioma era único hasta que por obra divina se comenzó a diversificar regándose por el mundo.
Teoría Exclamativa: Lenguaje se origió con la emisión de sonidos emotivos (llantos, gritos, risas), los cuáles habría comenzado a ser asociados con personas o situaciones.
Teoría Anomaotpéyica: Lenguaje habría nacido al imitarse sonidos del entorno como fenómenos naturales o animales silvestres.
Teoría Mecanicista: La gesticulación del ser humano incentivó a que las personas busquen sonidos para interpretar movimientos. Estos sonidos también habrían sido emitidos por el ser humano mientras gesticulaban, siendo luego asociados con alguna situación o persona que para llamar la atención emitían esos sonidos.
Definición.
Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. Desde un punto de vista técnico se entiende por comunicación el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicación implica la transmisión de una determinada información.

Elementos de la Comunicación.
La información como la comunicación supone un proceso; los elementos que aparecen en el mismo son:
·                    Código: es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano.
·                    El proceso de comunicación que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales. El Canal sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.
·                    El Emisor: es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elije y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje.
·                    El Receptor será aquella persona a quien va dirigida la comunicación; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje.
·                    Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive el Mensaje.
·                    Las circunstancias que rodean un hecho de comunicación se denominan Contexto situacional (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje y que contribuye a su significado. La consideración del contexto situacional del mensaje es siempre necesario para su adecuada descodificación.
Todos estos elementos que forman el esquema de la comunicación tienden a conseguir la eficacia de la información. Ésta se fundamenta en una relación inversa entre la extensión de la unidad de comunicación y la probabilidad de aparición en el discurso.

Funciones de la Comunicación

·        Informativa: Tiene que ver con la transmisión y recepción de la información. A través de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como proporciona la formación de hábitos, habilidades y convicciones. En esta función el emisor influye en el estado mental interno del receptor aportando nueva información.
·        Afectivo - valorativa: El emisor debe otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para la estabilidad emocional de los sujetos y su realización personal. Gracias a esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de sí mismo y de los demás.
·        Reguladora: Tiene que ver con la regulación de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes. De la capacidad autorreguladora y del individuo depende el éxito o fracaso del acto comunicativo Ejemplo: una crítica permite conocer la valoración que los demás tienen de nosotros mismos, pero es necesario asimilarse, proceder en dependencia de ella y cambiar la actitud en lo sucedido.
Hechos sociales como la mentira son una forma de comunicación informativa (aunque puede tener aspectos reguladores y afectivo-valorativos), en la que el emisor trata de influir sobre el estado mental del receptor para sacar ventaja.
Otras Funciones de la comunicación dentro de un grupo o equipo:
·        Control: La comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.
·        Motivación: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.
·        Expresión emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones, es decir sentimientos.
·        Cooperación: La comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda la información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.

 

Axiomas de la comunicación
Diversos enfoques de la comunicación humana la conciben como un ritual que los seres humanos llevan a cabo desde que nacen. Los teóricos han determinado cinco axiomas de la comunicación, también conocidos como axiomas de Paul Watzlawick:
1.                  Es imposible no comunicarse.
2.                  Toda comunicación tiene un aspecto de contenido y uno de relación, tales que el segundo califica al primero y es por ende una meta comunicación.
3.                  La naturaleza de una relación depende de la puntuación de secuencias de comunicación entre los comunicantes.
4.                  Los seres humanos se comunican tanto digital como analógicamente. El lenguaje digital cuenta con una sintaxis lógica sumamente compleja y poderosa pero carece de una semántica adecuada en el campo de la relación, mientras que el lenguaje analógico posee la semántica pero no una sintaxis adecuada para la definición inequívoca de la naturaleza de las relaciones.
5.                  Los intercambios comunicacionales son simétricos o complementarios según estén basados en la igualdad o la diferencia.

Ruido y Redundancia.
Se denomina ruido a cualquier perturbación experimentada por la señal en el proceso de comunicación, es decir, a cualquier factor que le dificulte o le impida el afectar a cualquiera de sus elementos. Las distorsiones del sonido en la conversación, en radio, televisión o por teléfono son ruido, pero también es ruido la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque este en silencio...
Para evitar o paliar la inevitable presencia del ruido en la comunicación es habitual introducir cierta proporción de redundancia en la codificación del mensaje. La redundancia en el código del mensaje consiste en un desequilibrio entre el contenido informativo y la cantidad de distinciones requeridas para identificar.

La redundancia es la parte del mensaje que podría omitirse sin que se produzca pérdida de información. Cualquier sistema de comunicación introduce algún grado de redundancia, para asegurar que no hay pérdida de información esencial, o sea para asegurar la perfecta recepción del mensaje.

Es la ciencia que trata de los sistemas de comunicación dentro de las sociedades humanas. Saussure fue el primero que hablo de la semiología y la define como: "Una ciencia que estudia la vida de los signos en el seno de la vida social".
El americano Peirce (considerado el creador de la semiótica) concibe igualmente una teoría general de los signos que llama semiótica. Ambos nombres basados en el griego "Semenion" (significa signo) se emplean hoy como prácticamente sinónimos.
En la semiótica se dan corrientes muy diversas y a veces muy dispares por lo que más que una ciencia puede considerarse un conjunto de aportaciones por la ausencia del signo y el análisis del funcionamiento de códigos completos.
El concepto de signo y sus implicaciones filosóficas, la naturaleza y clases de signos, el análisis de códigos completos... Son objetos de estudio de la semiótica o semiología.
Hoy la investigación llamada la semiología, por quienes prefieren lo europeo o semiótica, por quienes prefieren lo americano, se centra en el estudio de la naturaleza de los sistemas autónomos de comunicación, y en el lugar de la misma semiología ocupa en el saber humano.
Saussure insiste en que la lingüística es una parte de la semiología, ya que esta abarca también el estudio de los sistemas de signos no lingüísticos. Se cae a menudo en el error de considerar equivalentes lenguaje y semiología, y nada más alejado de la realidad; El lenguaje es semiología, pero no toda la semiología es lenguaje.
Si Saussure opina esto, ahora bien según Barthes no es en absoluto cierto que en la vida social de nuestro tiempo existan, fuera del lenguaje humano, sistemas de signos de cierta amplitud. Objetos, imágenes, comportamientos, pueden en efecto significar pero nunca de un modo autónomo. Todo sistema semiológico tiene que ver con el lenguaje. Parece cada vez más difícil concebir un sistema de imágenes o objetos cuyos significados puedan existir fuera del lenguaje: Para percibir lo que una sustancia significa necesariamente hay que recurrir al trabajo de articulación llevado a cabo por la lengua. Así el semiólogo, aunque en un principio trabaje sobre sustancias no lingüísticas, encontrará antes o después el lenguaje en su camino. No solo a guisa de modelo sino también a título de componente de elemento mediador o de significado. Hay pues que admitir la posibilidad de invertir la afirmación de Saussure: La lingüística no es una parte, aunque sea privilegiada, de la semiología, sino, por el contrario, la semiología es una parte de la lingüística
El fundador de la semiótica, Peirce estableció diversas calificaciones de signo, entre las cuales esta la basada en el tipo de vínculo que une al signo con su referente. Y así distingue:
Índices (indicios). Son signos que tienen conexión física real con el referente, es decir, con el objeto al que remiten; la conexión puede consistir en la proximidad, la relación causa efecto o en cualquier tipo o conexión. Son índices los signos que señalan un objeto presente o la dirección en que se encuentran.
Iconos. Son signos que tienen semejanza de algún tipo con el referente. La semejanza puede consistir en un parecido en la forma o afectar a cualquier cualidad o propiedad del objeto. Son signos icónicos: Los cuadros, las esculturas figurativas, las fotografías, los dibujos animados, las caricaturas, las onomatopeyas o imitaciones del sonido, mapas, planos, gráficos que visualizan proporciones.
Símbolos: Son signos arbitrarios, cuya relación con el objeto se basa exclusivamente en una convención. El símbolo no tiene por no parecerse ni guardar relación con lo que designa. Los alfabetos, la anotación clínica, los signos matemáticos, las banderas nacionales. A esta categoría pertenece el signo lingüístico.
Peirce señala que la clasificación no es excluyente. Considerado desde diversos puntos de vista, un signo puede pertenecer a la vez a más de una de estas categorías. Ej: Las huellas dactilares son índices (guardan relación real con la yema del dedo que las produjo) y a la vez son iconos (reproducen exactamente sus estrías), si una agencia de detectives la escoge o la utiliza como emblema comercial, será además el símbolo de la agencia.
Al margen de la clasificación de Pierce, un signo puede ser: motivado (su elección tienen alguna razón de ser, es decir, hay una relación objetiva entre signo y referente), la cruz como símbolo del cristianismo es motivado o puede ser también inmotivado (cuando no hay ninguna relación objetiva entre signo y referente), el signo de la suma (+) como símbolo de la suma es inmotivado.

            Tipos de Comunicación.
Según el código que en ellas se ocupe, existen distintos tipos de comunicación:
Lingüística escrita: cuando el código empleado es lingüístico escrito. Por ejemplo, la correspondencia por carta.
Lingüística oral: cuando el código empleado es lingüístico oral. Por ejemplo, cuando conversamos.
No lingüística visual: cuando el código empleado es no lingüístico visual. Por ejemplo, la publicidad.
No lingüística gestual: cuando el código empleado es no lingüístico gestual. Por ejemplo, los gestos que utilizamos a diario.
No lingüística acústica: cuando el código empleado es no lingüístico acústico. Por ejemplo, la sirena de la ambulancia.
Códigos No Lingüísticos.
Son aquellos códigos que no necesitan del lenguaje. No requieren de un idioma determinado para ser capaces de transmitir el mensaje. Para que estos códigos sean útiles, tanto el emisor como el receptor deben saber sus significados, pero no tienen que saber leer ni escribir. Ellos se debe a que estos códigos, como no utilizan el lenguaje, no son escritos ni orales. Los códigos no lingüísticos se dividen en código no lingüístico visual, código no lingüístico gestual y código lingüístico auditivo.
Código No lingüístico Visual.
Se transmite a través de la vista. Para captar el mensaje, el receptor debe ver la señal que el emisor le envía. No debemos confundir ver con leer.
En cuanto a la relación con el código lingüístico escrito, también hay que verlo; pero no basta con eso, porque hay que saber leer y conocer el idioma para comprender el mensaje. En cambio, cuando nos comunicamos con el código no lingüístico visual, solo basta con ver.
Un ejemplo típico de código no lingüístico visual es el de la mayoría de las señales de tránsito, que son utilizadas son utilizadas en lugar de letreros escritos de manera que es mucho más fácil captar el mensaje aún si no sabemos leer ni escribir o si no conocemos el idioma en el que un letrero podría estar escrito.
Código No Lingüístico Gestual.
En este código, el emisor transmite sus mensajes a través de gestos, utilizando su cuerpo. Podría parecerse al código no lingüístico visual, ya que se trata de un signo o señal comunicativa que el receptor también debe recibir a través de la vista. Pero no debemos confundirnos, pues lo que distingue a este tipo de código es su origen. Este consiste en que el emisor hace gestos para transmitir el mensaje, en cambio, el otro corresponde a cualquier señal que solo es necesario ver.
Código No Lingüístico Auditivo.
También se le llama código no lingüístico acústico o sonoro. Se transmite a través del oído, es decir, el receptor debe escuchar la señal para recibir y entender el mensaje.
En el código no lingüístico auditivo, la señal es más universal y no incluye palabras ni nada lingüístico ni tampoco elementos visuales.
NOTA: en cualquier situación comunicativa, hay que cuidar no confundir el emisor con el objeto que produce el sonido, ya que estos objetos suelen servir simplemente como un medio para que el verdadero emisor transmita el mensaje. Por ejemplo, en el caso de las campanas de la iglesia, es el sacerdote y no las campanas, quien desea transmitir a toda la comunidad que la misa va a comenzar.
           
La Comunicación en un Empresa
La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación, mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.
La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.
Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicación externa y comunicación interna:


Comunicación externa: Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o características, informar sobre las actividades en que participa la empresa, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

Un aspecto importante en la comunicación externa son las relaciones públicas, en donde, a través de la participación en eventos, actividades, seminarios, labores sociales, etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputación de la empresa.

Comunicación interna: Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
Este tipo de comunicación interna se puede dividir en comunicación formal y comunicación informal:
Comunicación formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico, y va dirigido a un integrante de un nivel jerárquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.
Comunicación informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los miembros de la empresa, sin conocer con precisión el origen de éste, y sin seguir canales establecidos formalmente por la empresa.

Y, a su vez, la comunicación interna también se puede dividir en comunicación vertical descendente, comunicación vertical ascendente, y comunicación horizontal.
Comunicación vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (en la dirección, en un jefe, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se presenta bajo la forma de órdenes, instrucciones, enseñanzas, correcciones, etc.
Comunicación vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va dirigido a un nivel jerárquico superior (a la dirección, a un jefe, etc.). Se presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.
Comunicación horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Tiene como principal función la de facilitar la coordinación de actividades.